Det mest hensiktsmessige, og mest praktiske, er at hver deltaker har en fast programrådgiver. I de aller fleste tilfeller er det de to som sammen lager den individuelle planen.
Samtidig er ansvar og oppgaver fordelt blant flere. Det tverrfaglige samarbeidet legges inn i planarbeidet gjennom møter og jevnlig kontakt. Dette omfatter aktører fra flyktningkontor/kvalifiseringskontor, voksenopplæring og NAV. Hvordan samarbeidet skal foregå, vil i stor grad bli bestemt ut i fra lokale forhold.
I utarbeidelse og evaluering/justering av den individuelle planen, er det viktig å ta hensyn til helsemessige og sosiale forhold. Det bør lages rutiner for at spørsmål rundt disse forholdene ivaretas, selv om helsepersonell ikke er faste deltakere i teamet.
Til å begynne med er programrådgiveren aktiv i forhold til å innhente og gi informasjon, og dele erfaringer og kunnskaper som kan danne grunnlag for samarbeidet. For deltakeren kan det derfor være lett å be om råd ut fra oppfatningen om at programrådgiveren sitter med alle svarene.
I startfasen vil programrådgiveren ha begrenset kjennskap til alle sider ved deltakerens situasjon. Derfor bør rådgiveren ikke gi direkte råd til deltakeren om hva hun/han bør gjøre. Det er bedre å gå sakte frem, og dele kunnskaper og erfaringer på en måte som gjør at programdeltakeren selv tar ansvaret og valgene.
Eieforholdet til den individuelle planen
I rapporten Samarbeid, ansvar og roller (Utlendingsdirektoratet 2001) er eierforholdet til individuell plan spesielt omtalt, fordi det har vært beskrevet som et problem i flere kommuner. Mange flyktninger har hatt vanskeligheter med å forstå hensikten med individuell plan og hvorfor en skriftliggjøring av aktivitetene deres er nødvendig.
Undersøkelser fra Fafo viser også at enkelte flyktninger ikke har kjennskap til planen sin, til tross for at denne er blitt til gjennom flere møter og med mange til stede. Fafo peker på at hyppig bruk av individuell plan og evaluering av den, gir den enkelte bruker et sterkere eieforhold til planen. I følge undersøkelsen fører imidlertid ikke en fint utformet plan til at flyktningen nødvendigvis opplever at han/hun eier den.
I Trondheim kommune har man for eksempel sett at tett oppfølging og hyppig bruk av individuell plan i møter med programdeltakeren og andre samarbeidspartnere, har gitt positive utslag. Å bruke farger når man lager individuell plan viser seg også å ha en positiv effekt - først og fremst i arbeid med personer som ikke kan skrive og lese. Billedliggjøring av elementer i programmet og bruk av felles metaforer i samtaler med programdeltakere, viser seg også å ha en bra effekt på eieforholdet. Det er ikke et flott skjema som teller, men hva som virkelig skjer.
Kvaliteten på den individuelle planen er også i stor grad avhengig av hva programrådgiverne har av kunnskap, eller tilgang til kunnskap, som kan hjelpe deltakeren. I de fleste tilfeller vil tverrfaglig samarbeid med representanter fra utdanningsinstitusjoner og arbeidsliv, være svært nyttig for programdeltakeren.
Erfaringer viser at samarbeidspartnere fra utdanningsinstitusjoner og arbeidslivet, er villige til å dele sine erfaringer og kunnskaper i en slik sammenheng. Hvem som skal ha kopier av planen og hvordan justeringer til enhver tid bør ajourføres, blir et spørsmål om hvordan arbeidet med dette organiseres lokalt. Man må uansett forsikre seg om at dersom informasjonen skal deles med flere, må det gis samtykke fra den enkelte programdeltaker.
Introduksjonsloven sier at den individuelle planen skal utarbeides i samråd med den enkelte deltaker, men i de tilfeller hvor det er uenighet mellom deltaker og kommune, er det kommunen som treffer beslutningen om planens innhold.
